Gli interpreti e i PR o i marketing manager amano muoversi con il dovuto anticipo in modo da potersi organizzare con calma, e questo vale ancora di più se si parla di pianificare il lavoro con un interprete all’interno di un evento.
Se pensi di poter avere bisogno di un interprete nelle prossime settimane o mesi, sappi che non sei l’unico: è alta stagione! Novembre e dicembre sono mesi densi di conferenze, congressi, riunioni e chi più ne ha più ne metta. Si conclude l’anno, si fa il punto della situazione sul lavoro svolto, ci sono convention di grandi brand o feste di Natale con ospiti stranieri, presentazioni di collezioni, corsi di formazione o anche appuntamenti fissi (ad esempio, ho due eventi che seguo da tempo e che si svolgono da sempre in inverno). Insomma, è un momento frenetico per chi fa il mio lavoro!
Chi è alla ricerca di un aiuto per la traduzione nei mesi più gettonati, ovvero da metà aprile a fine giugno e da metà settembre a Natale, deve organizzarsi per tempo: ne va della riuscita del suo evento!
Se anche tu stai organizzando un evento di qualsiasi tipo che rientra in questo arco temporale, ecco qualche consiglio su come muoverti e come pianificare il lavoro con un interprete al meglio.
- Fissa la data con certezza So che spesso le date dipendono da vari fattori, come disponibilità della location, dello speaker di punta, dal budget, ecc., ma avere una data è fondamentale! Sia per chi deve organizzarsi per partecipare, sia per chi lavorerà con te: blocca la data in calendario il prima possibile e tutto sarà più facile.
- Prepara un questionario per i partecipanti Se non sei sicurissimo che i partecipanti al tuo evento abbiano bisogno di un servizio di traduzione, chiedilo nel form d’iscrizione: basta aggiungere una casella da spuntare sul modulo e tu avrai quantomeno un’idea di quante persone potrebbero essere interessate.
Se vedi che sono poche, non abbandonarle al loro destino: ci sono tecniche d’interpretazione adatte anche per pochi utenti e assieme potremo trovare una soluzione in grado di accontentare tutti.
- Richiedi dei preventivi per tempo Ora che sai quando avverrà l’evento e quante persone avranno bisogno della traduzione (importante anche per il numero di auricolari da prenotare), puoi iniziare a chiedere preventivi a diverse agenzie o professionisti. Ricorda di specificare sempre anche l’orario di lavoro: se hai bisogno per un paio d’ore o fuori dal classico orario lavorativo, come nel caso di una cena, hai maggiori possibilità che qualcuno sia libero o riesca a trovare posto per te.
- Valuta in maniera attenta ma tempestiva La fretta è cattiva consigliera, si sa, e non è mai buona idea averla quando stai valutando un preventivo: vaglia attentamente tutte le voci, inclusi gli extra e i termini di pagamento, ma presta attenzione anche alla data di validità del preventivo, perché se aspetti troppo, la data potrebbe non essere più disponibile per il fornitore che avevi scelto o il preventivo potrebbe subire un aumento. Una volta selezionato il fornitore che fa per te, comunicaglielo e firma il preventivo o il contratto che regola la vostra collaborazione.
Se riesci, sarebbe molto gentile se riuscissi a mandare una riga anche agli altri fornitori per cui non hai optato: essere contattato, redigere un preventivo accurato, restare in attesa di risposta e vedere un cliente diventare sparire non fa piacere, te lo assicuro.
Ci leggiamo la prossima settimana per altri consigli su come pianificare il lavoro con un interprete, mentre se hai qualche dubbio, contattami pure: sono tutta orecchi!